KÉRDÉSE VAN? congress@eqcongress.hu +36 1 311 6687 |

Szolgáltatások

Pályázat készítés, prezentáció

  • Pályázati dokumentáció összeállítása, kivitelezése, benyújtása
  • Reklám- és tájékoztató anyagok gyűjtése
  • Bizottsági ülésen történő prezentáció
 

Tervezés, Tanácsadás, Helyszín keresés, kiválasztás, foglalás

  • Ütemterv és idővonal felállítása, a feladatok és a hozzárendelt végrehajtás megállapítása
  • A szervezők szempontjait, rendezvény céljait szem előtt tartva, a teljes folyamat alatt a logiszti kai teendők megtervezése, koordinálása, bonyolítása
  • A legmegfelelőbb helyszínek ajánlása a rendezvény igényeinek megfelelően
  • Plenáris és szekció termek biztosítása
  • Kiállítási terület, parkolás
  • Catering, ruhatár, regisztráció, egyéb kiszolgáló helyiségek és területek megtervezése
  • Az adott rendezvényhez megfelelő bútorzat és egyéb berendezések biztosítása
  • A szervezőkkel egyeztetve a kiválasztott szolgáltatókkal megállapodás és szerződéskötés,
  • A helyszínnel kapcsolatos menedzsment
  • Technikai feltételek, vendéglátás, tolmácsolás és egyéb helyszínhez kapcsolódó szolgáltatások biztosítása és felügyelete
  • Professzionális kongresszusi stáb biztosítása az előkészítés és a lebonyolítás során
 

Design, nyomdai munkák, postázás

  • Logo- és arculat-tervezés
  • Kiadványok (körlevelek, plakát, programfüzet, absztrakt kötet, proceedings, jegyek, meghívók), tervezése, összeállítása, nyomdai kivitelezése, terjesztése
  • A rendezvény honlapjának létrehozása, folyamatos karbantartása
  • Címlisták összeállítása, kezelése
  • A résztvevők kongresszusi anyagainak megtervezése és kivitelezése (nyomtatott és elektronikus anyagok, táskák, névkitűzők, ajándékok)
 

Innováció

  • Az igényekhez és trendekhez igazodó kongresszusi honlapok, online regisztrációs és absztrakt kezelő felületek létrehozása és üzemeltetése
  • e-poszter
  • szavazó rendszerek különböző célokra
  • személyre szabott telefonos applikációk
 

Tudományos program, absztraktok és előadások kezelése

  • Online absztrakt-kezelési felület létrehozása, üzemeltetése a szervezők igényei alapján (absztraktok szerkezeti- és alaki követelményei, kulcsszavak, témák stb.)
  • Absztrakt beküldési emlékeztetők küldése a megadott benyújtási kritériumokkal
  • Bírálók hozzáférése az előadások kivonatához
  • A bizottsági tagoknak anonim és egyéb elbírálás lehetősége interneten keresztül
  • A bírálati folyamat támogatása szempont-lista elkészítésével
  • Előadók kiértesítése, absztrakt visszaigazolások küldése, üléselnökök felkérése
  • Általános információk küldése az előadóknak (előadások hossza, poszter paraméterek stb.)
  • A meghívott előadók részére meghívólevelek elkészítése és küldése, utazásának megszervezése vagy útiköltségük visszatérítése
  • Az absztraktok rendszerezése és absztrakt kötetbe szerkesztése, kivitelezése
  • Tudományos program végleges formába öntése
 

Egyéni és csoportos regisztráció

  • On-line és papír alapú regisztráció
  • Jelentkezések feldolgozása, számítógépes nyilvántartás
  • Listák, statisztikák készítése
  • Visszaigazolás küldés
  • Levelezés, folyamatos kapcsolattartás a résztvevőkkel
  • Szállásigények kezelése
  • Társasági és kísérő programokra jelentkezések nyilvántartása
  • Étkezési szokások, diéták nyilvántartása
  • Pénzügyi tranzakciók intézése, számlázás, begyűjtés (hitelkártyás és hagyományos fizetési módok)
  • Konferenciaanyag személyre szóló összeállítása
  • Csoportos regisztráció, szobablokkok foglalása és kezelése, csoportos számlázás
 

Szállodai szolgáltatás

  • Egyéni és csoportos szállásfoglalás különböző kategóriájú szálláshelyeken (közvetett vagy közvetlen elektronikus úton)
  • Speciális igények kezelése
  • Folyamatos kapcsolattartás a résztvevőkkel, szállodákkal, visszaigazolások intézése
  • Szálláslisták készítése
  • Szálláselőlegek beszedése, végszámlák kiállítása
 

Társasági programok

  • Helyszínfoglalás
  • A helyszín berendezése, kreatív, dekoráció-kivitelezés
  • Étkezés megszervezése
  • Fény- és hangtechnika biztosítása
  • Kulturális, zenei, szórakoztató műsorszámok összeállítása, szervezése
  • Forgatókönyv készítés
  • Hostessek, hivatásos műsorvezetők szerződtetése
  • Transzfer biztosítása
 

Fakultatív programok

  • Személyre szabott kulturális, zenei, sport stb. programok, városnézés, történelmi és turisztikai kirándulások, túrák szervezése (kor, érdeklődési kör, kultúra, egyéb szempontok figyelembevételével)
  • Idegenvezetők szerződtetése
  • Transzfer biztosítása
  • Étkezés megszervezése
  • Igény esetén szállásfoglalás, koordinálás
 

Résztvevőkkel kapcsolatos szolgáltatások

  • On-line és papír alapú jelentkezés biztosítása, visszaigazolások küldése
  • Részvételi díjak és egyéb szolgáltatások díjainak fogadása a kongresszus számára elkülönített bankszámlán, biztonságos on-line fizetési lehetőség kiépítése, fizetési emlékeztetők küldése
  • Kapcsolattartás a résztvevőkkel, regisztrációjuk, egyéni igények, szállásfoglalásuk kezelése, számlák kiállítása
  • Speciális konferencia árak biztosítása
  • Meghívólevelek küldése vízum ügyintézéshez
 

Kiállítás, szponzoráció

  • Szponzorációs csomagok összeállítása a szervezővel egyeztetve (szimpóziumok, hirdetések, brosúrák, szórólapok stb.)
  • Szponzorok akvirálása, kapott lista és a saját kapcsolatok alapján, szponzori-, és kiállítói szerződések megkötése
  • A konferenciához kapcsolódó reklámtevékenység teljes körű koordinálása
  • Folyamatos kapcsolattartás, levelezés a támogatókkal
  • Beérkező igények nyilvántartása
  • Kiállítás tervezése a technikai alapadatokra, alaprajzokra, építésre, bontásra, bútorbérlésre, szállításra, stand cateringre stb. vonatkozó információkkal
  • Kiállítói tér megtervezése és kiosztása, kiállítói térkép készítése
  • Egyéni kívánságok figyelembevétele
  • Logisztikai szervezés
  • Számlázás, pénzügyi ügyintézés
  • Konferencia anyagokba és honlapra kerülő szponzori és kiállítói megjelenések biztosítása és koordinálása
 

Helyszíni szolgáltatások – személyi feltételek biztosítása

  • Konferencia- és rendezvénytermek berendezése, felügyelete
  • A szükséges technika kiépítése, biztosítása, felügyelete
  • Regisztráció, konferenciaanyagok kiosztása
  • Tapasztalt, professzionális munkatársak a regisztrációban és a rendezvény lebonyolításánál
  • Helyszíni regisztráció biztosítása, készpénz, bankkártyás fizetési lehetőséggel
  • VIP személyek, előadók segítése
  • Repülőtéri és egyéb transzferek megszervezése, összehangolása, hostessek biztosítása
  • Vendéglátás, tolmácsolás, és egyéb kapcsolódó szolgáltatások biztosítása
  • Kiállítás építés/bontás felügyelete, kiállítás üzemeltetése, igény szerint kivitelezése
  • Poszterek beosztása és felállítása
  • Résztvevők, kiállítók, standok őrzése – biztonságtechnikai céggel is
  • Irányító táblák és tájékoztató anyagok kihelyezése
 

Költségvetés – és pénzügyi menedzsment

  • Részletes költségvetés elkészítése és folyamatos aktualizálása
  • Költségek előfinanszírozása és kockázat megosztás
  • Elkülönített folyószámlák vezetése
  • Részvételi, szállás- és szponzori díjak kiszámlázása, beszedése
  • Pályázatok teljes körű intézése
  • Pályázatok, támogatások díjainak beszedése
  • Megbízóknak pénzügyi elszámolás, értékelés, statisztikák készítése
 

Kapcsolat

Copyright © Expert Quality, Designed by Ferencz Mihály Design Studio
Assembled in Budapest, Hungary